Jak prawidłowo pisać oficjalne maile?

Poczta elektroniczna w zasadzie całkowicie wypiera tę tradycyjną. Obecnie maile pisze większość z nas, co prawda nie są one tak formalne jak zwykłe listy, ale również powinny mieć odpowiednią formę. Jeśli piszemy wiadomości do znajomych, to nie musimy przestrzegać żadnych zasad. Jednak maile biznesowe, wysyłane w trakcie procesu rekrutacyjnego lub do wykładowców i nauczycieli, powinny mieć odpowiednią formę. Jak więc prawidłowo pisać oficjalne maile?

Zanim zaczniemy pisać oficjalne maile

Treść maila jest bardzo ważna, ale nie tylko ona się liczy. Nie możemy zapominać, że adres mailowy również jest naszą wizytówka. W końcu to on jest widoczny w pierwszej kolejności. Dlatego oficjalny mail nie może być wysłany z każdego adresu. Jeśli chcemy być traktowani poważnie, powinniśmy mieć profesjonalny adres mailowy. Musimy więc zapomnieć o pseudonimach, czy innych dziwnych nazwach. Adres mailowy, który wydaje nam się zabawny, nie sprawdzi się w oficjalnych sytuacjach. Najlepiej sprawdzi się mail zawierający nasze nazwisko i imię lub pierwszą literę imienia.

Ważny jest również tytuł maila – to od niego zależy, czy odbiorca otworzy naszą wiadomość. Dlatego pamiętajmy, że jego zadaniem jest poinformowanie, w jakiej sprawie piszemy. Musimy więc wymyślić taki tytuł, który będzie krótki, a jednocześnie przekaże cel naszej wiadomości. Jeśli mamy przypisany numer sprawy, o której piszemy, powinniśmy umieścić go w temacie. Warto też czytać dokładnie ogłoszenia, ponieważ czasami w nich jest umieszczony tytuł narzucony przez odbiorcę wiadomości.

O czym pamiętać podczas pisania oficjalnych maili?

Zadbaj o odpowiednie powitanie

Bardzo często spotykanym błędem jest zaczynanie maila od zwrotu Witam. Warto jednak pamiętać, że wtedy stawiamy się w bardziej uprzywilejowanej pozycji niż odbiorca, a wtedy może się on poczuć urażony. Bezpieczniejszym rozwiązaniem będzie rozpoczynanie maila od zwrotu Dzień Dobry, które jest o wiele bardziej neutralne. Jeśli wysyłamy wiadomość do urzędu, to wtedy najlepiej zacząć wiadomość od tytułu osoby, do której piszemy tak samo jak w oficjalnym piśmie wysyłanym pocztą tradycyjną.

Treść powinna być krótka, prosta i konkretna

Główną zaletą maili jest fakt, że z reguły są krótkie i konkretne. Jak pisać oficjalne maile, aby spełniały te warunki? Jeśli masz do przekazania dużo informacji, lepiej zawrzeć je w osobnym pliku, który wyślemy w załączniku. Natomiast we właściwej treści maila powinno się w skrócie poinformować nadawcę, w jakiej sprawie piszemy i wspomnieć, że szczegóły znajdują się w przesłanym pliku. Unikajmy też ogólników i długich zdań, które mogą być niezrozumiałe dla odbiorcy. Jeśli mamy do przekazania kilka informacji, warto je wypunktować. Dodatkowo najważniejsze zdania możemy pogrubić, aby odbiorca ich nie przeoczył.

Unikaj błędów i nie pisz pod wpływem emocji

Oficjalne maile powinny być poprawnie napisane – błędy i literówki źle o nas świadczą. Dlatego warto je przeczytać kilka razy przed wysłaniem. Błędów powinniśmy unikać szczególnie wtedy, gdy nasza praca wiążę się ze znajomością poprawnej polszczyzny. Nie warto też pisać oficjalnych maili pod wpływem silnych emocji, ponieważ możemy zamieścić w nich coś, czego później będziemy żałować. Nawet jeśli odpowiedź nas rozczaruje pod żadnym pozorem nie wyzywajmy odbiorcy.

Zadbaj o odpowiednie zakończenie

Oficjalny mail jest jak list, więc nie możemy go pozostawiać bez zakończenia. Jeśli maila zaczynaliśmy słowami Szanowni Państwo/Szanowny Panie/Szanowna Pani lub oficjalnym tytułem osoby, do której pisaliśmy, to na końcu powinien znaleźć się zwrot Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem. Jeśli nasz mail ma nieco mniej oficjalną formę Łączę z pozdrowieniami lub Pozdrawiam. W żadnym wypadku nie kończmy maili zwrotem Nie pozdrawiam, gdy odpisujemy na odmowę. To świadczy tylko o naszym braku kultury, a nigdy nie wiemy, kiedy po raz kolejny będziemy się kontaktować z daną osobą.